Atención y conocimiento interno
Casos de uso para que los empleados encuentren respuestas, reutilicen conocimiento, documenten mejor y reciban soporte interno sin depender de búsquedas manuales o de una sola persona experta.
Asistentes de conocimiento interno
1. Asistente documental interno con IA
Qué hace: Permitir que el equipo consulte procedimientos, políticas, manuales y documentos mediante preguntas en lenguaje natural.
Ejemplo concreto: Un empleado pregunta “¿qué documentación necesito para dar de alta a un proveedor?” y recibe una respuesta basada en el procedimiento vigente.
2. Asistente de procedimientos y SOP
Qué hace: Guiar paso a paso en procesos internos y enlazar formularios, plantillas o responsables.
Ejemplo concreto: Un nuevo administrativo pregunta cómo tramitar un abono y el asistente muestra los pasos y la plantilla correcta.
3. Asistente interno de RRHH
Qué hace: Responder preguntas frecuentes sobre vacaciones, beneficios, políticas, onboarding o documentación laboral usando información autorizada.
Ejemplo concreto: Un empleado consulta cuántos días de vacaciones le corresponden según la política interna y dónde debe solicitarlos.
4. Asistente interno de IT
Qué hace: Resolver dudas frecuentes de tecnología, accesos y herramientas antes de abrir una incidencia.
Ejemplo concreto: Un usuario pregunta cómo configurar el acceso VPN; el asistente muestra el procedimiento y abre ticket solo si la solución no funciona.
5. Asistente de manuales técnicos
Qué hace: Buscar instrucciones, especificaciones y soluciones dentro de documentación técnica extensa.
Ejemplo concreto: Un técnico de mantenimiento consulta un código de error y obtiene el procedimiento exacto del manual del fabricante.
6. Asistente de playbooks comerciales
Qué hace: Ayudar a ventas a consultar argumentarios, casos, precios, objeciones y procesos comerciales internos.
Ejemplo concreto: Antes de responder a una objeción sobre precio, un comercial consulta el playbook y recibe los argumentos y casos aprobados.
Captura y organización del conocimiento
7. Actas y resúmenes automáticos de reuniones
Qué hace: Convertir reuniones en un registro estructurado con decisiones, riesgos, tareas y responsables.
Ejemplo concreto: Una reunión semanal de operaciones genera automáticamente un acta con cinco decisiones y siete acciones asignadas.
8. Memoria automática de proyectos
Qué hace: Consolidar decisiones, documentos, reuniones y cambios para poder recuperar el contexto de un proyecto meses después.
Ejemplo concreto: Un jefe de proyecto pregunta por qué se cambió una especificación y encuentra la reunión y el documento donde se aprobó.
9. Captura del conocimiento de expertos
Qué hace: Entrevistar, transcribir y estructurar el conocimiento de personas clave para evitar que quede solo en su experiencia personal.
Ejemplo concreto: Antes de la jubilación de un técnico senior se documentan incidencias frecuentes, criterios de diagnóstico y soluciones mediante entrevistas estructuradas.
10. Generación y actualización de procedimientos
Qué hace: Convertir procesos reales, notas y ejemplos en borradores de SOP que luego se revisan y aprueban.
Ejemplo concreto: A partir de una sesión con administración se crea un procedimiento de alta de cliente con pasos, excepciones y responsables.
11. Etiquetado y clasificación automática de documentos
Qué hace: Asignar categorías, metadatos y etiquetas para que los archivos sean más fáciles de localizar.
Ejemplo concreto: Los documentos de proyectos se clasifican por cliente, proyecto, tipo y fecha aunque se hayan guardado en carpetas diferentes.
12. Detección de duplicados y versiones obsoletas
Qué hace: Identificar documentos muy similares y ayudar a distinguir versiones vigentes de copias antiguas.
Ejemplo concreto: La empresa detecta cinco versiones de una política de compras y marca cuál es la aprobada para evitar que el equipo use documentos antiguos.
Productividad del empleado
13. Redacción asistida de documentos internos
Qué hace: Generar primeros borradores de informes, memorandos, procedimientos, comunicaciones o presentaciones a partir de información interna.
Ejemplo concreto: Un responsable convierte notas y datos de un proyecto en un borrador de informe mensual para revisión.
14. Traducción interna asistida
Qué hace: Traducir documentación, comunicaciones y materiales manteniendo terminología corporativa definida.
Ejemplo concreto: Una empresa industrial adapta instrucciones internas del español al inglés y francés usando un glosario técnico propio.
15. Asistente de investigación para empleados
Qué hace: Ayudar a recopilar, resumir y comparar información pública o interna relevante para una tarea.
Ejemplo concreto: Compras prepara una primera comparación de tres proveedores a partir de especificaciones, documentación y criterios definidos por el equipo.
16. Briefing automático antes de reuniones con clientes
Qué hace: Preparar un resumen de contexto combinando CRM, emails, proyectos, tickets y últimas interacciones.
Ejemplo concreto: Cinco minutos antes de una reunión, el comercial recibe objetivos, compras recientes, incidencias abiertas y últimos compromisos con el cliente.
17. Resumen interno de una cuenta o cliente
Qué hace: Crear una visión compacta de la relación con una cuenta para facilitar sustituciones, escalados o trabajo entre áreas.
Ejemplo concreto: Cuando un account manager está de vacaciones, su sustituto obtiene un briefing con interlocutores, proyectos, contratos y temas pendientes.
18. Resumen de documentos largos
Qué hace: Extraer puntos clave, obligaciones, cambios, fechas o riesgos de documentos extensos para acelerar su revisión.
Ejemplo concreto: Un responsable recibe un contrato de 80 páginas y obtiene un resumen inicial de cláusulas operativas y fechas antes de la revisión jurídica.
Onboarding y servicios internos
19. Onboarding inteligente de nuevos empleados
Qué hace: Crear una experiencia guiada con contenidos, tareas, FAQs y rutas diferentes según rol y departamento.
Ejemplo concreto: Un nuevo comercial recibe durante sus dos primeras semanas formación sobre CRM, catálogo, argumentario, procesos y personas clave.
20. Cuestionarios y microformación automática
Qué hace: Generar ejercicios y evaluaciones a partir de la documentación interna para reforzar aprendizaje.
Ejemplo concreto: Después de actualizar un procedimiento de seguridad, los empleados realizan un microquiz de cinco preguntas generado a partir del documento aprobado.
21. FAQ interna centralizada
Qué hace: Crear un punto único para resolver preguntas repetitivas sobre herramientas, procesos, oficinas, compras o administración.
Ejemplo concreto: En lugar de preguntar por Slack quién aprueba una compra, el empleado consulta el asistente y recibe el circuito aplicable a su importe.
22. Enrutado de solicitudes internas
Qué hace: Clasificar peticiones de empleados y enviarlas al equipo responsable con la información necesaria.
Ejemplo concreto: Una solicitud “necesito acceso a la carpeta del cliente X” se identifica como IT, comprueba datos mínimos y crea el ticket con prioridad normal.
23. Directorio de conocimiento: quién sabe qué
Qué hace: Ayudar a localizar la persona o equipo con experiencia relevante usando proyectos, roles y áreas de especialización.
Ejemplo concreto: Un empleado busca “experiencia en integraciones con SAP” y encuentra a los dos compañeros que han participado en proyectos relacionados.
24. Asistente interno con permisos por usuario
Qué hace: Dar respuestas desde diferentes fuentes respetando accesos, departamentos y niveles de confidencialidad.
Ejemplo concreto: Dirección puede consultar información financiera que no aparece para el resto de empleados, mientras todos acceden a procedimientos generales.