Administración y procesos
Casos de uso para reducir trabajo manual en back-office, documentos, facturación, pedidos, compras, RRHH y operaciones internas.
Email, documentos y tareas
1. Clasificación automática de emails
Qué hace: Analizar emails entrantes, identificar su tipo y prioridad y derivarlos a la carpeta, equipo o flujo correspondiente.
Ejemplo concreto: Una administración recibe 300 emails diarios y separa automáticamente facturas, incidencias, solicitudes comerciales y documentación de clientes.
2. Archivo automático de adjuntos
Qué hace: Guardar documentos recibidos por email en la ubicación correcta usando reglas de nombre, cliente, fecha o tipo documental.
Ejemplo concreto: Las facturas recibidas por email se guardan automáticamente en la carpeta del proveedor y mes correspondiente en Drive o SharePoint.
3. Extracción de datos de PDFs y documentos
Qué hace: Leer documentos y extraer campos estructurados para evitar copiar información manualmente a Excel, CRM o ERP.
Ejemplo concreto: De cada albarán se extraen número, proveedor, fecha, referencias y cantidades y se añaden a una tabla para validación.
4. Generación automática de documentos
Qué hace: Crear contratos, certificados, informes, cartas o formularios a partir de datos existentes y plantillas corporativas.
Ejemplo concreto: Una empresa genera automáticamente un contrato de servicio a partir de los datos aprobados en su CRM y lo envía a firma.
5. Flujos de firma y recordatorios
Qué hace: Enviar documentos a firma, comprobar su estado, recordar pendientes y archivar la versión firmada sin seguimiento manual.
Ejemplo concreto: Si un contrato no se firma en tres días, el sistema envía un recordatorio; al completarse, guarda el PDF final y avisa al responsable.
6. Conversión de reuniones en tareas
Qué hace: Extraer decisiones y acciones de reuniones y crear tareas con responsable y fecha en la herramienta de gestión.
Ejemplo concreto: Después de una reunión de obra, se crean automáticamente cinco tareas en Asana con responsable, fecha y referencia al acta.
Facturación, gastos y cobros
7. Procesamiento automático de facturas recibidas
Qué hace: Capturar facturas, extraer datos, comprobar campos, solicitar aprobación y registrar la información en el sistema correspondiente.
Ejemplo concreto: Una empresa recibe facturas por email; el sistema identifica proveedor, importe e IVA, solicita aprobación si supera 2.000 € y prepara el registro en el ERP.
8. Generación y envío automático de facturas
Qué hace: Emitir facturas a partir de hitos, pedidos, partes de trabajo o datos del CRM y enviarlas con el formato correcto.
Ejemplo concreto: Al cerrar una intervención técnica, el sistema genera la factura, la envía al cliente y registra la fecha de vencimiento.
9. Digitalización de tickets y gastos
Qué hace: Extraer datos de tickets y justificantes, categorizarlos y preparar la información para revisión y contabilización.
Ejemplo concreto: Los empleados suben fotos de gastos desde un formulario; el sistema detecta fecha, importe y proveedor y los asocia al proyecto correcto.
10. Conciliación básica de cobros
Qué hace: Relacionar pagos recibidos con facturas pendientes y marcar discrepancias para revisión.
Ejemplo concreto: Cada mañana se comparan movimientos bancarios exportados con facturas abiertas y solo se envían al equipo las coincidencias dudosas.
11. Recordatorios automáticos de cobro
Qué hace: Enviar comunicaciones escalonadas según fecha de vencimiento, importe y situación del cliente.
Ejemplo concreto: Una factura vencida recibe un primer recordatorio amable a los tres días y genera una tarea para administración si sigue pendiente a los diez días.
12. Circuitos de aprobación de gastos y compras
Qué hace: Digitalizar solicitudes y aprobaciones según importe, departamento, categoría o presupuesto disponible.
Ejemplo concreto: Una compra inferior a 500 € la aprueba el responsable de área; a partir de 3.000 € se deriva automáticamente a dirección.
Compras, pedidos y logística
13. Creación automática de pedidos de compra
Qué hace: Generar solicitudes o pedidos cuando se cumplen condiciones de stock, consumo, venta o planificación.
Ejemplo concreto: Cuando un consumible baja del mínimo, se prepara un pedido al proveedor habitual y queda pendiente de aprobación.
14. Alta y documentación de proveedores
Qué hace: Recopilar datos, certificados, condiciones y documentos necesarios para dar de alta a un proveedor y comprobar que estén completos.
Ejemplo concreto: Un nuevo proveedor recibe un formulario; el sistema valida IBAN, datos fiscales y certificados y avisa si falta documentación.
15. Procesamiento de pedidos de clientes
Qué hace: Convertir pedidos recibidos por email, formulario o documento en registros estructurados y desencadenar tareas internas.
Ejemplo concreto: Un distribuidor recibe pedidos en PDF; el sistema extrae referencias y cantidades, crea el pedido y marca para revisión las referencias no reconocidas.
16. Alertas de stock y reposición
Qué hace: Vigilar niveles de inventario y avisar o iniciar reposición cuando se superan umbrales definidos.
Ejemplo concreto: El responsable de almacén recibe un resumen diario solo de los 12 productos que han cruzado el punto de reposición.
17. Notificaciones automáticas de envío y entrega
Qué hace: Enviar actualizaciones al cliente o al equipo cuando cambia el estado logístico de un pedido.
Ejemplo concreto: Cuando el transportista actualiza el envío a “en reparto”, el cliente recibe automáticamente un email con la información disponible.
18. Gestión de devoluciones y RMA
Qué hace: Recoger motivo, validar condiciones, generar identificadores y coordinar las tareas necesarias para una devolución.
Ejemplo concreto: Un cliente completa un formulario de devolución; el sistema comprueba plazo, crea el expediente y envía instrucciones al cliente y al almacén.
RRHH, operaciones y cumplimiento
19. Onboarding administrativo de empleados
Qué hace: Coordinar documentación, accesos, tareas y comunicaciones necesarias cuando se incorpora una persona.
Ejemplo concreto: Al confirmarse una incorporación se crean cuentas, tareas de IT, documentos de bienvenida y reuniones de la primera semana.
20. Gestión de vacaciones y ausencias
Qué hace: Recoger solicitudes, comprobar reglas básicas, solicitar aprobación y actualizar calendarios o registros.
Ejemplo concreto: Una solicitud de vacaciones llega por formulario, pasa al responsable y, si se aprueba, actualiza el calendario del equipo y el registro interno.
21. Recogida y validación de partes de trabajo
Qué hace: Digitalizar partes, comprobar campos obligatorios y llevar la información a facturación, nómina o gestión de proyectos.
Ejemplo concreto: Los técnicos completan un parte desde el móvil; si faltan horas o firma, el sistema no lo cierra y solicita corrección.
22. Gestión de órdenes de mantenimiento
Qué hace: Crear, asignar y seguir incidencias o mantenimientos preventivos según equipo, prioridad y disponibilidad.
Ejemplo concreto: Una máquina supera un contador de horas; se crea una orden preventiva, se asigna al técnico y se adjunta el manual correspondiente.
23. Gestión de incidencias de calidad
Qué hace: Registrar no conformidades, recopilar evidencia, asignar responsables y hacer seguimiento de acciones correctivas.
Ejemplo concreto: Una incidencia detectada en producción genera un expediente con fotos, lote afectado, responsable y fecha límite de resolución.
24. Control de caducidad documental y compliance
Qué hace: Vigilar fechas de vencimiento de seguros, certificados, contratos, formaciones o documentación obligatoria.
Ejemplo concreto: Treinta días antes de que caduque un certificado de proveedor, el sistema solicita la renovación y avisa a compras si no se recibe.